Onboarding nieuwe medewerkers: kickstart nieuwkomers op afstand

Het onboarden van nieuwe medewerkers wordt steeds belangrijk voor bedrijven. Door aandacht en tijd aan de onboarding van nieuwkomers te besteden, zorg je ervoor dat een nieuwe medewerker zich snel thuis voelt, betrokken is bij de organisatie en binnen een mum van tijd kan meedraaien. De onboarding van een nieuwe medewerker kan ook prima online plaatsvinden.

Maar hoe doe je dat? Iemand online onboarden? Wat komt er allemaal kijken bij het digitaal inwerken van een nieuwe medewerker, zeker nu het contact veelal online verloopt en het praatje bij de koffiemachine wegvalt? Met onderstaande tips geef jij je nieuwe medewerkers een kickstart op afstand. Zo kunnen zij snel succesvol aan het werk en benut jij het potentieel van je medewerkers optimaal!

Onboarding: Wat is het en waarom is het belangrijk?

First things first; wat is onboarding en wat is het belang van een goede onboarding van nieuwe medewerkers voor zowel de medewerkers als de werkgever? Bij het onboarden van nieuwe medewerkers draait het om het verwelkomen en wegwijs maken van de nieuwkomers binnen jouw organisatie, met als doel ervoor zorgen dat zij succesvol onderdeel worden van de organisatie én een actieve bijdragen kunnen leveren.

Het onboardingstraject begint al bij het moment dat een medewerker voor het eerst in contact komt met de organisatie. Dit moment is van invloed op de ervaring die een (in dit stadium) potentiële medewerker met de organisatie heeft; meestal is dit tijdens de werving en selectie van nieuwe medewerkers. Nadat een medewerker is aangenomen en de eerste werkdag kan beginnen, geef je meestal een rondleiding door de nieuwe werkomgeving, volgt een kennismaking met de collega’s en wordt hij of zij wegwijs gemaakt door de gebruikte systemen. Het overgrote deel van het onboardingstraject vindt echter hierna plaats en duurt tot de medewerker echt onderdeel van de organisatie is. De lengte en duur van het onboardingstraject is dus voor elke functie en nieuwe medewerker verschillend.

Online onboarding van nieuwe medewerkers

Het is niet verrassend dat werkgevers nu op zoek zijn naar een manier om nieuwkomers digitaal in te werken zodat ze zo snel mogelijk onderdeel van de organisatie worden. Veel bedrijven doen dit allang zo, maar vanzelfsprekend wordt dit topic nu tijdens de coronamaatregelen extra belangrijk. Onderstaande tips zorgen ervoor dat nieuwe medewerkers snel succesvol aan de slag kunnen.

Steek de koppen bij elkaar

Bepaal voor aanvang van de eerste werkdag welke informatie voor een nieuwkomer van essentieel belang is om van start te kunnen gaan. Een handige manier om dit te doen is door met HR, managers en de directe collega’s de koppen bij elkaar te steken en een digitaal inwerkdocument op te stellen. In dit document verwerk je de informatie en dit fungeert direct als handig naslagwerk voor de nieuwkomer.

Vraag feedback aan collega’s die onlangs zijn gestart

Collega’s die enkele weken of maanden geleden zijn gestart, kunnen je als geen ander vertellen hoe zij de eerste periode bij het bedrijf hebben ervaren. Aan welke informatie, activiteiten of gesprekken hebben zij veel gehad? En welke tips hebben zij om het onboarden van nieuwe medewerker nog succesvoller te maken? Verwerk deze informatie ook in het digitale inwerkdocument.

Verzamel alle informatie op één centrale plek; dit kan bijvoorbeeld op een Google Drive maar je hebt ook verschillende online onboardingstools zoals Talmundo of Appical. Het voordeel van alle informatie op één centrale plek is dat je er vrijwel zeker van kunt zijn dat alle nieuwkomers toegang hebben tot dezelfde essentiële informatie.

Een digitale eerste werkdag

De eerste werkdag. Waar je normaal een rondje met elkaar over de afdeling loopt, zit je nieuwe medewerker nu thuis achter de laptop. Start samen op, drink een kop koffie en vertel wat meer over de afdeling. Omdat je mensen niet kunt voorstellen, kun je wat foto’s van bijvoorbeeld de LinkedIn-profielen op een rij zetten en over iedereen wat vertellen. Zorg er ook voor dat je de nieuwkomer alvast bij de rest van de afdeling hebt geïntroduceerd.

Plan daarna gesprekken in met zijn of haar nieuwe collega’s, zorg voor een goed communicatiekanaal (bijv. Slack) en maak een planning voor de eerste dag of week. Vraag gedurende de dag van tijd tot tijd hoe het gaat en spoor je collega’s aan om hetzelfde te doen. Op kantoor werp je een snelle blik op iemand z’n scherm om te zien waar je collega mee bezig is of vraag je hoe het gaat. Nu is het dus belangrijk om extra momenten in te plannen.

Houd in de dagindeling ook rekening met pauzes en uitloop van eventuele kennismakingsgesprekken. Misschien weet je het zelf nog wel van je eerste werkdag: de eerste dagen kunnen behoorlijk intensief zijn. Helemaal nu alles digitaal verloopt.

Buddysysteem

Iedereen die bij &Work begint, krijgt een eigen buddy. Iemand die zorgt dat je je lekker voelt, die je op weg helpt, die je vragen beantwoordt, die je vertelt hoe het koffiezetapparaat werkt, die naast je zit in de pauzes en je de weg wijst naar de vergaderruimtes. Op die manier zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers zich gezien en gehoord voelen en met een vliegende start beginnen. Online hoef je misschien niet te vertellen hoe het koffiezetapparaat werkt, maar verder is het idee hetzelfde en werkt het ook op afstand prima!

Organiseer een online (pub)quiz of borrel

Voorheen was de vrijmibo hét moment om op een ontspannen moment – los van het werk – even persoonlijk met je collega’s te praten, nu kun je als bedrijf digitale vrijmibo’s organiseren. Tijdens deze digitale vrijmibo kun je extra aandacht aan de nieuwe collega besteden. Wil je liever iets organiseren waarbij de teambuilding meer natuurlijk verloopt en informeel is? Je kunt een online (team)bingo of pubquiz organiseren. Zo komt de nieuwe collega op een ongedwongen manier in contact met een groot deel van de collega’s.

Duur van het onboardingsprogramma

De lengte en duur van het onboardingsprogramma van nieuwe medewerkers verschilt per functie en bedrijf. De onboarding van nieuwe medewerkers is meer dan een leuk ontvangst op de eerste dag of een goede begeleiding in de eerste maand. Plan in de eerste maanden regelmatig momenten in om te checken hoe het gaat. Misschien gaan de eerste paar weken de nieuwkomer prima af, maar loopt hij op een gegeven moment toch nog tegen iets aan. Zo is er altijd een moment om even te bespreken hoe het gaat en kun je jouw collega op weg helpen als dit nodig is. Een goed onboardingsprogramma zorgt er niet alleen voor dat iemand zijn werk succesvol kan doen, maar zorgt er ook voor dat iemand blijft.

Succesvolle onboarding nieuwe medewerkers

Het onboarden van nieuwe medewerkers kan dus ook prima online. Heb je vragen over het online sollicitatieproces of het online onboarden van nieuwe medewerkers? Neem dan contact op met de Career Partners van &Work.