Je bent vandaag in topvorm! Ken je dat gevoel? Je vliegt door allerlei taken heen en hebt het gevoel de hele wereld aan te kunnen. Dan komt ineens je collega binnen. Hij wil met je praten over een opdracht die jij vorige week uitvoerde. De feedback die je krijgt is allesbehalve positief. In de eerste minuut van zijn verhaal heb je al drie dingen gehoord die niet kloppen – je staat te popelen om hem van repliek te dienen. Hoe ga je om met negatief commentaar? Het maakt niet uit welke baan je hebt: op elk kantoor kom je terecht situaties waarin je kritiek krijgt. Als je in zo'n situatie direct en intuïtief reageert, zal je reactie gekenmerkt zijn door:
- Het gevoel persoonlijk aangevallen te zijn
- Het aannemen van een defensieve houding
We herkennen zo’n soort reactie allemaal. Hopelijk besef je ook dat zo'n reactie zonde is. Want negatieve feedback kan ontzettend waardevol zijn. Goed kunnen omgaan met kritiek is een kwaliteit die weinig mensen bezitten. Train je jezelf hierin, dan heb je de kans jezelf op een positieve manier te ontwikkelen. We geven je drie eenvoudige, toegankelijke adviezen, waarmee je in de toekomst lachend kritiek verwerkt.
1. Luister aandachtig
Voordat je op kritiek reageert, wil je deze volledig begrijpen. Dit kan alleen als je aandachtig luistert. Méér dan aandachtig, zelfs. Om zorgvuldig te kunnen luisteren, moet je weten waar je naar luistert.
Feit of mening?
Wanneer je naar kritiek luistert wil je dingen kunnen onderscheiden: feiten en meningen. Wanneer je feiten van meningen weet te onderscheiden, kun je effectiever reageren. Feiten staan buiten kijf. Geeft je collega aan dat je bepaalde punten in een door jouw geschreven rapport bent vergeten, dan kun je daar niet omheen. Geeft je collega daarentegen aan dat het rapport dat jij hebt opgesteld simpelweg belabberd is, dan heeft dat veel weg van een mening. Weliswaar een mening die zou kunnen kloppen, maar je weet dan nog niet precies waar de verbeterpunten liggen.
Klopt het helemaal?
Het tweede ding waar je op let terwijl je luistert, is hoe accuraat de feedback is. Daarbij is het belangrijk dat je je niet laat misleiden door de wijze waarop iemand feedback formuleert. Slecht verwoorde feedback kan nog steeds accuraat zijn.
2. Schiet niet in de verdediging
Wanneer je in de verdediging schiet, gaat de inhoud van de kritiek langs je heen. In plaats van jezelf de tijd te gunnen om te feedback te verwerken, ben je eigenlijk alleen maar op zoek naar fouten in het verhaal van de ander – je bent klaar om deze af te schieten of te weerleggen. Niet in de verdediging schieten zorgt ervoor dat je:
- Eventuele waardevolle informatie niet over het hoofd ziet
- Iemand daadwerkelijk de kans geeft om te zeggen wat hij op z’n hart had
3. Eerst luisteren, dan om opheldering vragen
In de verdediging schieten is een emotionele reactie, geen rationele. Hoe kun je nu voorkomen dat je emotioneel reageert? Dit doe je zo:
- Luister, zonder na te denken over een antwoord
- Stel gerichte vragen
Wanneer je luistert zonder daarbij na te denken over een antwoord, onderdruk je het gevoel om ergens tegenin te gaan. Het stellen van vragen voorkomt dat je een defensieve houding aanneemt, omdat het de spanning uit een gesprek haalt. Gesprekken waarin kritiek wordt gegeven, kunnen soms beladen gesprekken zijn. Door het stellen van vragen neemt de intensiteit van het gesprek af, ontspan je en ben je minder geneigd je defensief op te stellen. Daarnaast kan het geven van kritiek net zo moeilijk zijn als het verwerken ervan. Doordat jij vragen stelt, ontspant de criticaster ook. Je toont begrip. En, nog veel belangrijker: het stellen van vragen dwingt de ander om zijn kritiek in enkele kernzinnen te formuleren. Jullie gaan elkaar dus hoe dan ook beter begrijpen. Stel bijvoorbeeld eens een vraag als deze: 'Oké, ik wil even zeker weten of ik goed begrepen heb wat jij hebt gezegd. Klopt het dat jij vindt dat..?'
Negatieve kritiek: effectief verwerkt
Het enige wat je hoeft te doen om negatieve feedback effectief te verwerken is:
- Aandachtig luisteren
- Jezelf dwingen niet in de verdediging te schieten
- Gerichte vragen stellen
Wanneer je deze drie adviezen structureel opvolgt op de momenten dat je negatieve feedback te verwerken krijgt, zul je zien dat je geduldiger gaat reageren en inhoudelijk gaat groeien. Daarnaast zul je merken dat je binnen je team een sterkere positie gaat innemen. Plaats jezelf eens in de schoenen van je manager of leidinggevende: als je zou moeten kiezen, ga je dan voor de altijd-in-de-verdediging-schietende zenuwpees? Of kies je de persoon die rustig blijft en in staat is om onder alle omstandigheden te blijven communiceren? Precies.
