Nieuwe mensen aannemen is hard werken. Zeker in de ICT. Bij veel bedrijven kost het werving- en selectieproces voor nieuwe medewerkers al flink wat tijd en energie. Het vormt vaak een stevige uitdaging om de perfecte kandidaat te strikken voor een vacante functie en als deze horde eenmaal genomen is, verslapt regelmatig de aandacht voor de nieuwe medewerker. Gek eigenlijk, want één van de belangrijkste fases voor een succesvolle, long-term samenwerking is de inwerkfase. Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten bij een inwerktraject, en hoe krijg je jouw nieuwe medewerker zo snel mogelijk operationeel? Een goed gestructureerd en gepland starttraject zorgt er niet alleen voor dat een ICT’er zich snel thuis voelt in je organisatie, het helpt ook om zo snel mogelijk rendement van je nieuwe collega te krijgen. Veel ICT-bedrijven vergeten dat de eerste weken van een nieuwe baan bepalend zijn voor de indruk die een nieuwe medewerker krijgt van zijn of haar nieuwe werkgever. In de eerste paar maanden bepaalt de nieuwe ICT’er kort gezegd of hij wil blijven, of misschien weer op zoek gaat naar een andere baan. Wil je dus werken aan de retentie onder je medewerkers, dan is de inwerkfase zonder meer een periode om veel aandacht aan te besteden. Je nieuwe medewerker is immers een potentiële ambassadeur voor jouw werkgeversmerk! Verder zal je in je aannamebeleid moeten verantwoorden hoe snel een nieuwe medewerker return on investment kan gaan opleveren: hoe snel is jouw nieuwe ICT’er 100% productief en inzetbaar? Hoe efficiënter het inwerkproces verloopt, hoe sneller je nieuwe medewerker je organisatie geld gaat opleveren in plaats van geld kosten.
Start met een inwerkplan
Het inwerken van een nieuwe ICT’er kun je als het ware beschouwen als een project. Je zult dus moeten beginnen met een plan voor dit project, waarin je voor jezelf de uitgangspunten en de einddoelen vastlegt voor de medewerker die gaat starten. Leg in dit plan vast:
- Wanneer de medewerker start
- Wanneer de inwerkfase volbracht moet zijn
- Welke taken er in de inwerkfase aangeleerd moeten worden
- Vanaf welke datum deze taken zelfstandig opgepakt moeten kunnen worden
- Wat er voor iedere taak nodig is om zelfstandig uitgevoerd te kunnen worden
- Welke medewerker/manager als initiator/mentor geldt bij iedere taak
- Wanneer er tussentijdse check-up gesprekken gaan plaatsvinden
Zo’n plan geeft niet alleen overzicht en houvast voor de startende werknemer, het stelt ook zeker dat je in je drukke agenda makkelijk de momenten kunt identificeren waarop je gerichte aandacht moet besteden aan het inwerkproces.
Voor de eerste dag
Vaak is het ruim van tevoren bekend wanneer een medewerker gaat starten. Gebruik de tijd tot die datum om alle facilitaire zaken in orde te maken, zodat de nieuwe medewerker in een gespreid bedje terecht komt. Een eerste indruk maak je maar één keer, en dit is de kans om de professionaliteit van je organisatie te laten blijken. Welke zaken helpen een vlekkeloze start mogelijk maken?
- Een functionele werkplek met een eigen pc, telefoon, telefoonnummer en e-mailadres
- Toegang tot de juiste netwerken, mappen en software
- Sleutels, tags of pasjes om het gebouw/ de juiste afdelingen binnen te komen
- Eventuele secundaire arbeidsvoorwaarden als een lease-auto, smartphone of laptop
Idealiter staat dit alles klaar vóór de eerste werkdag. Check ook of de salarisadministratie op de hoogte is van de komst van de nieuwe werknemer, en of randzaken als pensioenopbouw en dergelijke geregeld zijn voor dag 1. Op de eerste dag zelf is een rondleiding door het bedrijf een goed gebruik: dit laat de werknemer niet alleen kennismaken met zijn nieuwe werkomgeving, het is voor andere medewerkers ook een kans om een eerste glimp op te vangen van hun nieuwe collega.
Leg praktische zaken vast in een overzichtelijk document
Zaken die voor alle medewerkers binnen het bedrijf hetzelfde zijn, kunnen eenvoudig vastgelegd worden in een personeelsgids of gedeeld worden op een intranet-omgeving.. Dit scheelt het management niet alleen tijd, het geeft de medewerker ook houvast in een verder spannende en onzekere periode. Is er al een personeelsgids of intranet-omgeving? Check dan bij de start van iedere medewerker of de informatie nog accuraat en up-to-date is. Iedere moderne organisatie is volop in beweging en er zullen dus ongetwijfeld regelmatig zaken veranderen. En niets is verwarrender in een inwerkfase dan incorrecte of onvolledige informatie. In een personeelsgids of intranet-omgeving kunnen de volgende zaken uitgelegd/vastgelegd worden:
1. Huisregels van het bedrijf
2. Procedure bij ziekte
3. Procedures rondom verlofdagen
4. Interne beoordelingsstructuur
5. Interne bellijst / contactpersonen voor salarisadministratie, facilitair, ziekteverzuim, systeembeheer
Informeer het team over de komst van een nieuwe collega
Een stap die vaak vergeten wordt, is het directe team waarin de medewerker wordt opgenomen, mee te nemen in het inwerkproces. Jammer, want zij hebben als directe omgeving van de nieuwe werknemer veel invloed op de verloop van het proces. Een goed geïnformeerd team laat een nieuwe medewerker zich extra welkom voelen. En vergeet niet: de komst van een nieuwe medewerker heeft ook impact op de werkomgeving van de bestaande werknemers! Mail dus, ruim voor de startdatum van de nieuwe collega, de belangrijkste feiten rondom het nieuwe teamlid: wie is het, wat komt hij of zij doen, wat is de startdatum en wie is het aanspreekpunt bij eventuele problemen?
Wijs een mentor aan onder de naaste collega's
Tijdens het inwerkproces zullen er zich veel vragen voordoen bij de nieuwe werknemer. Om jezelf als manager te vrijwaren van kleine vraagjes tussendoor, en de nieuwe medewerker een rechtstreeks aanspreekpunt te geven op zijn eigen afdeling selecteer je een mentor, die veel raakvlakken heeft met de werkzaamheden van de nieuwe medewerker. Deze medewerker betrek je vanaf het begin bij de voorbereidingen op de komst van de nieuwe medewerker, en brief je nauwkeurig over het inwerkplan en de deadlines die je daarbinnen gesteld hebt. Zo kan de mentor het inwerkplan zo goed mogelijk helpen faciliteren.
Tot slot: profiteer van de frisse blik op jouw organisatie
Veel managers zien de inwerkfase van een nieuwe ICT’er uitsluitend als een extra last in hun dagelijkse werkzaamheden. Terwijl een goed afgestemd inwerkproces maar weinig energie hoeft te kosten, en juist ook mooie dingen kan brengen. Iedere nieuwe medewerker neemt zijn eigen bagage en zijn eigen visie op de wereld mee, en heeft bij binnenkomst een onbevooroordeelde blik op jouw bedrijf. Maak hier gebruik van! Door een open communicatiesfeer te scheppen en ruimte te geven voor feedback, kan jouw organisatie ook beter worden van een inwerkproces en hier veel van leren. Sta open voor suggesties ter verbetering en werk aan jouw werkgeversmerk!